Managerii isi petrec in medie 20 de ore pe saptamâna in sedinte sau intruniri. Studiile arata ca din aceste 20 de ore, doar 6 ore sunt cu adevarat eficiente.

Observam cum in multe organizatii, sedintele au devenit un ritual, o indatorire, fiind aproape imposibil sa nu participi la ele. Asadar, din moment ce nu ai de ales... este de datoria ta sa te asiguri ca sedintele vor folosi timpul intr-un mod productiv si eficient pentru toata lumea. Daca esti doar participant la sedinta, este si mai provocator pentru tine sa reusesti intr-un mod subtil sa ghidezi grupul spre o activitate productiva.

Iti propun in continuare 12 strategii care te vor ajuta sa cresti productivitatea unei sedinte sau intruniri:

1. Realizeaza un program scris pentru fiecare sedinta. Asigura-te ca este distribuita fiecarui participant cu cel putin 24 de ore inainte. Daca esti chemat la o intâlnire organizata de altcineva, cere sa primesti dinainte agenda scrisa a sedintei.

2. Stabileste clar ora la care incepe sedinta. Verifica disponibilitatea salii de sedinta. Este foarte important sa nu amâni inceputul sedintei pentru a-i astepta pe cei care intârzie. Participantii vor invata astfel ca te astepti sa fie punctuali. Asta daca tu esti managerul, in caz contrar... nu se pune. ;)

3. Stabileste clar ora la care se termina sedinta. O sedinta care nu se stie cât dureaza predispune spre discutii prelungite, neesentiale. Un „timp limita” exact, directioneaza participantii spre sarcina de rezolvat, lucrând mai eficient, cu mai putine abateri de la subiect. Daca timpul acordat sedintei trebuie sa se prelungeasca, acest lucru necesita acordul tuturor participantilor. Daca sedinta a fost programata de catre altcineva, rugati dinainte sa stabileasca si sa va comunice care este ora terminarii sedintei.

4. Stabileste cel putin un scop. O sedinta fara obiective este pierdere de timp. Trebuie sa te concentrezi pe modul in care sedinta conduce la atingerea obiectivelor necesare realizarii scopului.

5. Stabileste un numar realist de subiecte ce trebuie discutate. Având deja stabilite orele la care incepe si la care se termina, precum si obiectivele de atins, poti stabili cu usurinta un numar rezonabil de subiecte de discutie. O agenda prea incarcata va conduce la scaderea eficientei sedintei. Daca este necesar sa acoperi un numar considerabil de teme, ia in considerare urmatoarele:

• Amâna lucrurile care nu sunt urgente pe saptamâna urmatoare.
• Imparte participantii in sub-grupuri, fiecare concentrându-se doar asupra anumitor teme de discutie.
• Organizeaza o sedinta separata in care intreg grupul va discuta temele care nu au fost clarificate.

6. Nu invita mai multe persoane decât este necesar. Cei care organizeaza intruniri sunt tentati sa invite si persoane care nu sunt direct interesate de temele ce vor fi puse in discutie. Aceasta este o greseala serioasa. Timpul necesar pentru a realiza ceva intr-o sedinta creste in progresie geometrica, in functie de numarul de participanti. Asadar fii foarte strict atunci când hotarasti ce persoane vor participa la intâlnire. Atentie: sedintele functioneaza cel mai bine cu cel mult sase membri. Cu mai mult de sase participanti intrunirile devin mai putin productive datorita diferentelor de opinii. In general, sedintele care au un numar mare de participanti doresc sa protejeze un stil democratic de luare al deciziilor (sau, cel putin imaginea acestuia).

7. Nu programa o sedinta doar pentru a respecta o conventie. In multe organizatii este deja o traditie „sedinta de luni dimineata”. Unele chiar au nevoie de aceasta, dar trebuie sa stai sa analizezi: organizatia ta are nevoie de o sedinta „fixa”? Sau doar aceste intâlniri programate incurajeaza persoanele care lucreaza pentru tine sa se gândeasca si sa-si pregateasca din timp ceea ce vor spune? Daca este asa, ar fi timpul sa reconsideri acesta traditie. De fapt nu o sa fie decât anularea unei obligatii care oricum nu avea decât o foarte mica valoare.

8. Nu desemna un grup de persoane sa se ocupe de un lucru pe care l-ar putea realiza cu usurinta si o singura pesoana. Inainte de a programa o sedinta fa un mic calcul: aduna banii pe care ii primesc pe ora fiecare din participantii la sedinta si inmulteste suma cu numarul de ore cât ar dura sedinta. Cred ca rezultatul obtinut o sa te faca sa iei in calcul si posibilele alternative, cum ar fi anularea sedintei si realizarea unei propuneri scrise pe care sa o inmânezi persoanelor importante, pentru comentarii si sugestii.

9. Creaza o ambianta favorabila. Foloseste lista de mai jos pentru a verifica daca ambianta viitoarei tale sedinte favorizeaza productivitatea.
• Este o lumina potrivita?
• Felul in care este asezat mobilierul (biroul, mesele, scaunele) incurajeaza comunicare si lucrul in echipa?
• Scaunele sunt confortabile?
• Temperatura este potrivita? Favorizeaza concentrarea?
• Echipamentul tehnic necesar este functionabil? La locul potrivit?

10. Organizeaza un centralizator al ideilor. Folosind flipchartul, videoproiectorul sau o tabla, noteaza toate ideile pe care sedinta le genereaza.

11. La sfârsitul sedintei, sumarizeaza oral toate concluziile, sarcinile si deciziile. Este esential pentru succesul unei sedinte ca toti participantii sa cada de acord. Acesta este de asemenea momentul in care participantii pot sa puna intrebari clarificatoare, sa-si clarifice sarcinile care le-au fost trasate. De asemenea se va stabili data viitoarei sedinte.

12. Folosind un sumar scris al sedintei, noteaza toti pasi necesari pentru realizarea a ceea ce s-a stabilit. Anexat acestui e-mail am atasat un model de sumar scris pe care dupa ce il vei scoate la imprimanta il vei putea folosi in sedinta.


CE SE INTÂMPLA INSA DACA NU ESTI TU SEFUL?
Toate aceste linii directoare sunt utile. Dar ce se intâmpla daca tu nu esti seful, ci doar un participant? Cum il poti face pe cel care conduce sedinta sa fie mai eficient?
Poate te poti oferi voluntar sa faci anumite sarcini care sa faciliteze eficienta sedintei. De exemplu, te poti oferi sa realizezi agenda sedintei sau ai putea sa sugerezi ca data viitoare sedinta sa aiba o durata fixa. Daca nu poti spune NU unei sedinte, poti cel putin sa spui DA unei sedinte mai eficiente prin initiativa si exemplul personal.





Gabriel Moldovan este Director Executiv la RRVBIUM hr, Orator si Trainer pe teme de Antreprenoriat, Leadership si Planificare Strategica. Mai multe despre proiectele si serviciile RRVBIUM hr la www.rrvbium.ro.